WORD

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Imagina que quieres enviar una carta a tus clientes para darles a conocer las ofertas del mes y cambiar nombre, apellidos, dirección, cp, ciudad, provincia, etc. es un trabajo que te llevará mucho tiempo.

La combinación de correspondencia te va ha permitir incluir datos en un documento procedentes de una base de datos, de una tabla Excel o una tabla Word, mediante etiquetas "<< >>" representan los campos de tu base de datos o de las tablas Excel y Word

En la combinación de correspondencia hay dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Esto se ve mucho más fácil con imágenes y ejemplos. Vamos a ello:

DOCUMENTO PRINCIPAL

Es el documento Word donde he escrito la carta para los clientes. Si te fijas en el ejemplo lo que esta entre los símbolos "<< >>" es la etiqueta que son campos de una tabla, en este caso son el nombre, apellidos e id del cliente (código del cliente).

ORIGEN DE DATOS

ACCESS

EXCEL

WORD

PASOS A SEGUIR

Una vez creado el documento principal, la carta, y la tabla con los datos ve al menú herramientas/ Cartas y correspondencia/ Combinar correspondencia. Se abrirá la sección de combinar correspondencia en el panel de inicio, a la derecha.

PASO 1

Elige el tipo de documento al que le vas a aplicar la combinación de correspondencia

PASO 2

Selecciona el documento al que quieres realizarle la combinación de correspondencia. En mi caso es el que ya hemos preparado como documento principal y es el que tengo abierto.

PASO 3 

Selecciona el origen de datos, la tabla o base de datos de donde obtendremos los datos, "Nombre", "Apellidos" e "Id del cliente"
Pinchamos sobre examinar y buscamos la tabla que contiene los datos.

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PASO 4

Si no aparece la barra de combinar correspondencia pincha sobre cualquier zona vacía de la cabecera y activar la barra de combinar correspondencia

Pulsa el icono insertar campos combinados y te aparecerá los campos de tu tabla y aquí es donde seleccionas los campos que van a ir cambiando en tu documento

PASO 5

En la barra de herramientas combinar correspondencia pincha sobre el icono de ver datos combinados y verás como las etiquetas "<< >>" serán sustituidas por el nombre, apellidos e id del cliente de tu tabla "origen de datos"

RESULTADO